Informativa Privacy per la registrazione degli utenti al portale XMS

Versione italiana

1. Premessa

La presente informativa descrive le modalità con cui vengono raccolti e trattati i dati personali degli utenti che si registrano al portale XMS, al fine di consentire l’erogazione dei servizi disponibili o attivabili tramite il portale.

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, incluso il Regolamento UE 2016/679, ove applicabile.

2. Titolare del trattamento e proprietario dei dati

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

I dati raccolti tramite il portale XMS sono di proprietà di LTA Operations Limited, che determina le finalità e le modalità del trattamento, salvo diversa indicazione contrattuale o normativa.

Crionet SRL opera come Responsabile del trattamento / Data Processor per la gestione tecnica ed operativa della piattaforma XMS, trattando i dati personali esclusivamente per conto del Titolare, secondo le istruzioni documentate ricevute e per le finalità connesse all’erogazione dei servizi attivati sul portale.

3. Dati personali raccolti

In fase di registrazione e utilizzo del portale XMS potranno essere raccolti i seguenti dati personali:

• nome;
• cognome;
• data di nascita;
• fotografia;
• nazione;
• città;
• indirizzo.

Ulteriori dati potranno essere richiesti qualora necessari per l’attivazione o l’erogazione di specifici servizi disponibili sul portale.

4. Finalità del trattamento

I dati personali raccolti sono trattati per le seguenti finalità:

1. consentire la registrazione dell’utente al portale XMS;
2. identificare correttamente l’utente;
3. erogare i servizi richiesti o attivati tramite il portale;
4. gestire eventuali richieste di credenziali, badge, autorizzazioni, accrediti o altri servizi collegati all’identificazione dell’utente, a seconda delle funzionalità attivate sul portale;
5. verificare, ove necessario, i requisiti dell’utente per l’accesso a determinati servizi;
6. gestire comunicazioni operative e amministrative relative ai servizi attivati;
7. adempiere ad obblighi di legge, regolamentari o contrattuali, ove applicabili;
8. garantire la sicurezza, la corretta gestione tecnica e il funzionamento del portale.

Le specifiche funzionalità disponibili potranno variare in base alla configurazione del portale e ai servizi attivati da LTA Operations Limited.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali potrà basarsi, a seconda dei casi, su una o più delle seguenti basi giuridiche:

• esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dall’utente;
• necessità di erogare i servizi richiesti dall’utente tramite il portale;
• adempimento di obblighi legali;
• legittimo interesse del Titolare, ad esempio per garantire la sicurezza del portale, la corretta gestione degli accessi e la prevenzione di utilizzi impropri;
• consenso dell’utente, ove richiesto dalla normativa applicabile o per specifiche funzionalità.

6. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati richiesti in fase di registrazione è necessario per consentire la creazione dell’account e l’erogazione dei servizi disponibili sul portale.

Il mancato conferimento dei dati richiesti potrebbe impedire, in tutto o in parte, la registrazione, l’identificazione dell’utente, il rilascio di credenziali o l’accesso ai servizi attivati.

7. Modalità di trattamento

I dati personali saranno trattati con strumenti informatici, telematici e, ove necessario, manuali, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza.

Saranno adottate misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, alterazione o divulgazione indebita.

8. Destinatari dei dati

I dati personali potranno essere trattati da personale autorizzato del Titolare e da soggetti terzi che forniscono servizi tecnici, organizzativi o amministrativi connessi al funzionamento del portale XMS.

Tali soggetti potranno includere, a titolo esemplificativo:

• fornitori della piattaforma e dei relativi servizi tecnici;
• soggetti incaricati della gestione degli accrediti, credenziali o autorizzazioni;
• partner operativi coinvolti nell’erogazione dei servizi attivati;
• autorità pubbliche o soggetti legittimati, nei casi previsti dalla legge.

Qualora necessario, tali soggetti saranno nominati Responsabili del trattamento o autorizzati al trattamento secondo quanto previsto dalla normativa applicabile.

9. Trasferimento dei dati

I dati personali saranno trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo. Eventuali trasferimenti verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo saranno effettuati solo se necessari e nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa applicabile.

10. Periodo di conservazione

I dati personali saranno conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in particolare, per tutta la durata dell’account utente e/o dei servizi attivati tramite il portale XMS.

Al termine del rapporto o della necessità di trattamento, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati per un ulteriore periodo solo ove necessario per adempiere ad obblighi di legge, tutelare diritti o gestire eventuali contestazioni.

Il periodo specifico di conservazione potrà essere determinato da LTA Operations Limited in base alla natura dei servizi attivati.

11. Diritti dell’interessato

L’utente, in qualità di interessato, può esercitare i diritti previsti dalla normativa applicabile, tra cui:

• diritto di accesso ai propri dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• diritto alla cancellazione, nei casi previsti;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto di opposizione al trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• diritto di revocare il consenso, ove il trattamento sia basato sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a: declarations@lta.org.uk.

L’utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati personali.

12. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata periodicamente per riflettere modifiche normative, tecniche, organizzative o relative ai servizi disponibili sul portale XMS.

La versione aggiornata sarà resa disponibile all’interno del portale o tramite altri canali ritenuti idonei.

Privacy Policy for User Registration on the XMS Portal

English version

1. Introduction

This Privacy Policy describes how personal data of users registering on the XMS portal is collected and processed in order to provide the services available or enabled through the portal.

Personal data is processed in accordance with applicable data protection laws, including Regulation EU 2016/679, where applicable.

2. Data Controller and Data Owner

The Data Controller is:

The data collected through the XMS portal is owned by LTA Operations Limited, which determines the purposes and means of processing, unless otherwise provided by contractual arrangements or applicable law.

Crionet SRL acts as Data Processor for the technical and operational management of the XMS platform, processing personal data exclusively on behalf of the Data Controller, according to documented instructions received from the Data Controller and for purposes connected to the provision of the services enabled on the portal.

3. Personal Data Collected

During registration and use of the XMS portal, the following personal data may be collected:

• first name;
• last name;
• date of birth;
• photograph;
• country;
• city;
• address.

Additional data may be requested where necessary for the activation or provision of specific services available on the portal.

4. Purposes of Processing

The personal data collected is processed for the following purposes:

1. to allow user registration on the XMS portal;
2. to correctly identify the user;
3. to provide the services requested or enabled through the portal;
4. to manage requests for credentials, badges, authorizations, accreditations or other services connected to user identification, depending on the features enabled on the portal;
5. to verify, where necessary, the user’s eligibility to access specific services;
6. to manage operational and administrative communications related to the enabled services;
7. to comply with legal, regulatory or contractual obligations, where applicable;
8. to ensure the security, technical management and proper functioning of the portal.

The specific features available may vary depending on the configuration of the portal and the services enabled by LTA Operations Limited.

5. Legal Basis for Processing

Depending on the circumstances, the processing of personal data may be based on one or more of the following legal bases:

• performance of a contract or pre-contractual measures requested by the user;
• necessity to provide the services requested by the user through the portal;
• compliance with legal obligations;
• legitimate interest of the Data Controller, for example to ensure portal security, proper access management and prevention of misuse;
• user consent, where required by applicable law or for specific features.

6. Provision of Data

The provision of the data requested during registration is necessary to create the user account and provide the services available on the portal.

Failure to provide the required data may prevent, in whole or in part, registration, user identification, issuance of credentials or access to the enabled services.

7. Processing Methods

Personal data will be processed using IT, electronic and, where necessary, manual tools, in accordance with the principles of lawfulness, fairness, transparency, minimization, accuracy, integrity and confidentiality.

Appropriate technical and organizational measures will be adopted to protect personal data against unauthorized access, loss, destruction, alteration or unlawful disclosure.

8. Recipients of Personal Data

Personal data may be processed by authorized personnel of the Data Controller and by third parties providing technical, organizational or administrative services connected to the operation of the XMS portal.

Such parties may include, by way of example:

• platform providers and related technical service providers;
• parties involved in the management of accreditations, credentials or authorizations;
• operational partners involved in the provision of the enabled services;
• public authorities or entitled parties, where required by law.

Where necessary, such parties will be appointed as Data Processors or authorized to process personal data in accordance with applicable law.

9. Data Transfers

Personal data will mainly be processed within the European Economic Area. Any transfers to countries outside the European Economic Area will be carried out only where necessary and in compliance with the safeguards provided by applicable data protection laws.

10. Data Retention Period

Personal data will be retained for as long as necessary to achieve the purposes for which it was collected and, in particular, for the duration of the user account and/or the services enabled through the XMS portal.

At the end of the relationship or when the processing is no longer necessary, the data will be deleted, anonymized or retained for a further period only where necessary to comply with legal obligations, protect rights or manage potential disputes.

The specific retention period may be determined by LTA Operations Limited based on the nature of the enabled services.

11. Data Subject Rights

The user, as data subject, may exercise the rights provided by applicable data protection laws, including:

• right of access to personal data;
• right to rectification of inaccurate or incomplete data;
• right to erasure, where applicable;
• right to restriction of processing;
• right to object to processing;
• right to data portability, where applicable;
• right to withdraw consent, where processing is based on consent, without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal.

Requests may be sent to: declarations@lta.org.uk.

The user also has the right to lodge a complaint with the competent data protection supervisory authority.

12. Updates to this Privacy Policy

This Privacy Policy may be updated from time to time to reflect legal, technical, organizational or service-related changes concerning the XMS portal.

The updated version will be made available within the portal or through other appropriate channels.